FolderRules

 - stets wissen, wer für den Inhalt eines Ordners verantwortlich ist

Vielleicht kommt Ihnen das bekannt vor: In Ihrem Unternehmen arbeiten Dutzende oder gar Hunderte von Benutzern an vielen Tausend Dateien auf Netzlaufwerken. Standards für eine strukturierte Dateiablage sind nicht erstellt bzw. nicht ausreichend kommuniziert oder werden schlicht nicht eingehalten. Viele Dateien liegen mehr oder weniger identisch mehrfach vor. Insbesondere durch Multimedia-Dateien wächst die benötigte Kapazität der Netzlaufwerke immer schneller an, bis die IT mit der Aufforderung an die Mitarbeiter heran tritt, "doch mal die Laufwerke aufzuräumen". Aber niemand traut sich, ein Verzeichnis aufzuräumen, weil sich niemand zuständig fühlt - vielleicht benötigt die Datei ja doch noch jemand...

Genau hier setzt FolderRules an, indem es die Seite Eigenschaften des Microsoft Explorers um eine Karteikarte "Regeln" erweitert. Mit Hilfe dieser Karteikarte können die Mitarbeiter "Ordnerverantwortliche" und Regeln bzw. Hinweise zur Benutzung des Ordners festlegen. Falls für einen Ordner keine Festlegungen getroffen wurden ist automatisch derjenige (indirekt) für ihn verantwortlich, der für den übergeordneten Ordner verantwortlich ist.

Für jeden Ordner werden natürlich auch diejenigen Regeln angezeigt, die "weiter oben" im Verzeichnisbaum definiert wurden.

Und um die Übersicht zu behalten kann ein optionales Modul eingebunden werden, mit dem die Darstellung der Ordner im Explorer um so genannte OverlayIcons ergänzt wird. Damit ist auf einen Blick ersichtlich, für welche Ordner Verantwortliche definiert wurden. Diejenigen Ordner, für die der angemeldete Benutzer selbst verantwortlich ist, werden dabei gesondert gekennzeichnet.

Über das Kontextmenü eines Ordners (rechte Maustaste) kann eine detaillierte Analyse gestartet werden. Dabei werden alle Ordner unterhalb des Gewählten ausgewertet. Es wird dargestellt, für wie viele Ordner, Dateien und Bytes der Anwender verantwortlich ist. Zum Vergleich werden die jeweiligen Gesamtzahlen gegenüber gestellt. Um das Datenvolumen zu verdeutlichen kann der Anwender zwischen verschiedenen Einheiten, und somit eine ihm vertraute Einheit wählen.

Nach Abschluss der Auswertung können die Daten als Tabulator getrennte .csv Datei exportiert werden. Damit lassen sie sich in eine Tabellenkalkulation einlesen, dort beliebig filtern und z. B. mittels Pivot Tabellen auswerten und grafisch darstellen.

Der Export umfasst für jeden einzelnen Ordner folgende Daten:

• Ordnername und Pfad
• Status (z. B. Ordner nicht zugreifbar da Pfad länger als vom Dateisystem unterstützt)
• Pfadlänge (in Zeichen)
• Pfadtiefe (auch Ordnerebene genannt)
• Verantwortlich (Name wie in der Karteikarte eingetragen)
• Direkt verantwortlich (ja/nein, falls nein ist der Verantwortliche in einem übergeordneten Ordner definiert)
• Anzahl Dateien in diesem Ordner
• Größe der Dateien in diesem Ordner (in Byte)
• Regeln, die direkt in diesem Ordner definiert sind

Mit diesen Daten sind IT, Sekretariate und letztendlich alle Mitarbeiter in der Lage, schnell und einfach die größten Einsparpotentiale am Datenvolumen und gleichzeitig den jeweils zuständigen Kollegen fest zu stellen!

Bewährt

Auch unser bisher größter Kunde ist von Anfang an begeistert. Seit Herbst 2007 ist FolderRules dort im Einsatz

• auf über 1.300 Rechnern in einem Netzwerk mit
• mehr als 3.000 GB Daten auf Netzlaufwerken, die sich auf
• über 10 Millionen Dateien in
• ca. 650.000 Ordnern verteilen!

Auf einen Blick

• Einfachste Installation: in beliebiges Verzeichnis entpacken, mit Hilfe der beiliegenden .bat Datei registrieren, fertig
• Die Anwendung schreibt keine Informationen in die Registry
• Daher problemlos vollständige Deinstallation möglich
• Evaluierung ohne Schlüssel oder Anmeldung
• Keine Datenbank erforderlich
• Name der Karteikarte konfigurierbar

Download

• FolderRules V2.1 inkl. Dokumentation (678 KB)

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